4.1 Strategische Planung

1. Zweck/Zielsetzung

In dieser Verfahrensanweisung wird die strategische Planung der Katholischen Aktion Steiermark geregelt.

2. Geltungsbereich

Katholische Aktion Steiermark

3. Definition oder Begriffe

Abkürzung	Erläuterung
GS	Generalsekretär/in
HA	Hauptamtliche/r
KA	Katholische Aktion
MA	Mitarbeiter/in
MAG	Mitarbeiter-/innengespräch
MMR	Managementreview
PE	Personalentwicklung
SWOT	Stärken-Schwächen-Chancen-Risiken (Analyse)
VA	Verfahrensanweisung

4. Verantwortung

Der/die Generalsekretär/in ist in Kooperation mit den Qualitätsbeauftragten für die strategische Planung verantwortlich.

5. Ablauf und Verantwortung

Die Arbeit der Katholischen Aktion basiert auf dem Statut und dem daraus entwickelten Leitbild. Als weitere Grundlage für die Strategie dienen das Zukunftsbild und die strategischen Ziele der Diözese sowie die jeweiligen Ressortstrategien. Für die einzelnen Teilorganisationen wurden jeweils strategische Positionierungen definiert.

Die Katholische Aktion führt alle drei Jahre – abgestimmt auf die diözesanen Leitlinien und Ressortstrategien – einen Strategieprozess durch. Die Dreijahresstrategie wird in Abstimmung mit dem/der Generalsekretär/in in Zusammenarbeit mit dem Präsidium und den KA-Bereichsleitern/Bereichsleiterinnen und den Qualitätsbeauftragten erstellt. Die Dreijahresstrategie muss vom Präsidium freigegeben werden. Zur Überprüfung und Erhebung wird eine SWOT-Analyse durchgeführt, die Strategiebereiche und die strategischen Positionierungen werden regelmäßig überprüft.

Die Jahresziele für die KA werden vom/von der Generalsekretär/in in den einzelnen Strategiebereichen der KA jährlich definiert, mit Kennzahlen versehen und vom Präsidenten/von der Präsidentin freigegeben.

In den einzelnen Bereichen werden auf Basis dieser Jahresziele die Bereichsziele bzw. Ziele der Teilorganisationen sowie dazugehörige Kennzahlen definiert. Die Grundlagen dafür bilden Ist-Analysen, Umfeldanalysen oder Befragungen. Die Ziele sind vom/von der Generalsekretär/in freizugeben und an die budgetären Gegebenheiten und Maßnahmen im jeweiligen Ressort anzupassen. Die Aufgabe des/der Generalsekretärs/in bzw. des/der stellv. Generalsekretärs/Generalsekretärin ist es, auf Synergien zwischen den Bereichen (abgestimmt auf die strategischen Positionierungen der einzelnen Bereiche/Teilorganisationen) zu achten.

Die Erreichung der jährlichen strategischen Ziele der Teilorganisationen wird halbjährlich erfasst und kontrolliert. Die Bereichsleiter/innen und der/die GS sind für die Kontrolle, entsprechende Anpassungen sowie Maßnahmensetzung im Bedarfsfall verantwortlich.

Die vereinbarten Ziele (auch die Qualitätsziele) werden jährlich im MMR bewertet.

Angewandte Methoden zur Bestimmung der Effektivität und Lenkung der Prozesse:

Die periodische Bewertung des Qualitätsmanagementsystems erfolgt durch ein internes Audit einmal pro Jahr.
Mit jedem/er Mitarbeiter/in findet einmal jährlich ein Mitarbeiter-/innengespräch statt.
Mit dem Organigramm in Verbindung mit den Arbeitsplatzbeschreibungen ist eine klare Festlegung der Zuständigkeiten und des Zusammenwirkens von Mitarbeiter/in und Dienststellen zueinander gegeben. Dies wird in den Mitarbeiter-/innengesprächen regelmäßig hinterfragt und weiterentwickelt.
Die Überprüfung der Kunden-/Kundinnenzufriedenheit erfolgt über Auswertung von Fragebögen, persönliche Befragungen und Aufzeichnungen von Beschwerden (Lob- und Beschwerdebuch).
Alle statistischen Unterlagen werden herangezogen.

6. Änderungshinweis